Trong xã hội hiện đại, mọi thứ đều đang giành lấy sự chú ý và ưu tiên của chúng ta. Nếu đã từng nhiều lần ngao ngán thốt lên Ước gì có nhiều thời gian hơn dù đã lập danh sách những việc cần làm (to-do list), đó là dấu hiệu cho thấy bạn chưa phân chia quỹ thời gian hợp lí.
Lập danh sách kế hoạch là một bí quyết cơ bản giúp bạn tăng năng suất cho bản thân. Tuy nhiên sự thật là rất nhiều người không biết phải lên sao cho đúng. Và bi kịch là nếu làm sai, cái danh sách ấy còn hại bạn nhiều hơn là không lập nữa.
Một sai lầm cơ bản khi lập to-do list là bạn liệt kê những việc quá nhỏ nhặt. Mỗi lúc bạn lại nghĩ ra thêm một nhiệm làm rồi ghi vào danh sách của mình, danh sách cũng vì thế mà trở nên dàn trải và thiếu khoa học, dẫn đến việc bạn sử dụng nó cũng trở nên vô ích. Theo khảo sát của LinkedIn thì cũng phải 90% mọi người đều không thể lập nổi một to-do list chuẩn chỉnh trong lần thử đầu tiên.
Vậy có cách nào để “nâng cấp” tính hiệu quả của to-do list truyền thống? Câu trả lời là phương pháp 1-3-5.
Alyse Kalish – biên tập viên của The Muse đã chia sẻ cách mà chủ tịch Alex Cavoulacos áp dụng để “chinh phục” danh sách công việc của mình bằng nguyên tắc 1-3-5. Nguyên tắc 1-3-5 nói ra thì rất đơn giản thôi. Về cơ bản, mỗi ngày, một to-do-list chỉ nên có 9 việc cần làm, được chia như sau:
1 nhiệm vụ chính: “chiến thắng lớn” trong ngày
Đặt ra một ưu tiên sẽ giúp bạn có điểm tập trung rõ ràng, tránh tình trạng loay hoay không biết bắt đầu từ đâu, cuối cùng không làm được gì cả. Hoàn thành mục tiêu này tương đương với việc đạt một “chiến thắng lớn”, tạo động lực để bạn chuyển sang hai nhóm sau.
Mỗi ngày, hãy bắt đầu với cái lớn nhất trước.
Như Ludovic Rembert của Privacy Canada có nói về việc ưu tiên những nhiệm vụ nào cần làm trước: “Hãy hoàn thành nhiệm vụ lớn nhất trong ngày. Nhiệm vụ lớn nhất thường khó hoàn thành nhất, vì vậy tốt nhất là bạn nên hoàn thành nhiệm vụ đó để có thể tiếp tục những việc khác.”
Hay như Mark Twain đã nói: hãy ăn một “con ếch” trước tiên vào buổi sáng.
Sử dụng logic này, hãy bắt đầu ngày làm việc của bạn bằng cách đi thẳng vào một nhiệm vụ chính của bạn để có một khởi đầu hoàn hảo cho ngày.
3 nhiệm vụ trung bình: điều bạn cần phải hoàn thành
Theo nguyên tắc chung, bạn có thể coi một nhiệm vụ là một nhiệm vụ chính nếu mất khoảng 3-4 giờ để hoàn thành. Nhiệm vụ trung bình có thể mất khoảng 1-2. Và mỗi nhiệm vụ nhỏ có thể mất ít hơn 30 phút đến một giờ.
Và ngoài thời gian, hãy cân nhắc nỗ lực liên quan cho mỗi nhiệm vụ. Một số nhiệm vụ có thể mất một lúc khá lâu nhưng thực sự khá đơn giản và không tốn chất xám. Trong trường hợp này, bạn có thể coi đó là một nhiệm vụ nhỏ thay vì một nhiệm vụ trung bình vì nỗ lực liên quan là không lớn. Bạn có thể hoàn thành những công việc như vậy sớm hơn nếu bạn sắp xếp thời gian dành riêng, không bị phân tâm cho nó.
5 nhiệm vụ nhỏ: điều bạn muốn hoàn thành
Đây có thể là 5 deadline mà bạn có, hoặc đơn giản là những việc cá nhân như: ăn tối cùng gia đình, đi xem phim với đứa bạn, hoặc bắt tay vào một dự án cá nhân đã “ngâm” lâu ngày. Cách này giúp bạn sắp xếp lại đầu óc và xác định được việc nào cần xử lý trước, việc nào có thể chờ sau.
Kết
Nếu tổng cộng các nhiệm vụ cần làm theo quy tắc 1-3-5, thì một ngày,danh sách các việc cần làm chỉ nên có 9 hạng mục. Nghe có vẻ ít? Nhưng dù thích hay không, một ngày của bạn cũng chỉ có 24h, và bạn cũng chỉ có thể hoàn thành được một số lượng công việc nhất định. Tập trung vào danh sách 1- 3- 5 nghĩa là những việc bạn cần hoàn thành sẽ là những việc bạn đã chọn. Điều đó chẳng phải tốt hơn so với việc có vấn đề gì xảy đến thì mới giải quyết, hay là nhớ ra việc gì rồi mới ghi vào?
